מדוע עסקים זקוקים לאוטומציה?

מדוע עסקים זקוקים לאוטומציה?

ניתן להשוות את האוטומציה העסקית של היום לפס ייצור מתקדם, המתוכנן בקפידה להפוך משימות שחוזרות על עצמן לאוטומטיות. מערכות אוטומציה עסקית ישחררו עובדים להתמקד במשימות אסטרטגיות, למזער טעויות אנוש, לספק נתונים שעשויים לשמש לקבלת החלטות מושכלות יותר, לפקח ולדווח על כל התהליכים האסטרטגיים, לתקשר עם לקוחות, לספק מידע, וזה רק להזכיר כמה יתרונות.

יתרונות עיקריים כוללים בדרך כלל חיסכון בזמן ובעלויות, ביטול שגיאות, אכיפת  מדיניות, ארגון תהליכים והבטחת עקביות.

כיצד פועלות מערכות אוטומציה עסקית?

אוטומציה עסקית תועיל לכל עסק. עם כלי אוטומציה עסקית מתוכננים בקפידה, עסקים קטנים ובינוניים עשויים ליצור משפכי שיווק ומכירות שיביאו זרם קבוע של לידים ויספקו טיפול בלקוחות ללא שגיאות. עבור עסקים ותאגידים גדולים יותר, אוטומציה עסקית תסייע להפעיל ולחבר כמעט את כל מחלקות החברה, החל משאבי אנוש, ועד שיווק, מכירות, חשבונאות, מו"פ ושירות.

באמצעות אוטומציה עסקית, חברות יכולות לחסל עבודה ידנית ובו זמנית לשפר ולפשט את השלבים המרכיבים תהליכים שונים. לדוגמה, על ידי הפיכת תהליך הבחירה מראש לאוטומטי עבור מועמדים לעבודה, חברות יכולות לחסוך שעות אדם משמעותיות שאחרת היו מושקעות בסקירה הראשונית של כל הבקשות שהתקבלו. הרבה יותר מאשר רק החלפת נייר עם נתונים דיגיטליים, אוטומציה עסקית משפיעה על שלבי מפתח של זרימת העבודה WORKFLOW של החברה, ולאחר מכן עושה תהליכים אלה זולים יותר, מהרים יותר, ועם פחות שגיאות.
על ידי העברת תהליכים אלה לפלטפורמה טכנולוגית אחת או יותר, חברות גם משיגות יכולות דיווח טובות יותר ואת היכולת לנתח נתונים לאורך זמן ולאחר מכן להשתמש בהם כדי לקבל החלטות מושכלות יותר.

סוגי אוטומציה עסקית

על-ידי הפיכת תהליכים עסקיים מסוימים ל"אוטומטיים", אוטומציה עסקית מבטלת משימות שחוסכים זמן ומאמץ חוזרים ונשנים. זה גם  עוזר לשפר את הפרודוקטיביות הכוללת. מסיבות אלה ואחרות, מספר גדל והולך של ארגונים משתמשים יותר ויותר באוטומציה עסקית. להלן ארבעה סוגים של אוטומציה עסקית, כיצד הם פועלים ומתי יש להשתמש בהם.

  1. אוטומציה שיווקית

שיווק הוא פעילות עסקית חשובה שיכולה לגזול זמן רב ויקר, כך שניתן לפשט אותה באמצעות אוטומציה. בעזרת כלי אוטומציה שיווקית (שהם בדרך כלל תוכנה), חברות יכולות ליצור לקוחות פוטנציאליים עם נכונות QUALIFIED CUSTOMERS שבשלים להכנס לתהליך מכירה. כלים אלה גם מספקים בסיס לצוותים לפלח, לבנות, לבצע ולמדוד את ההצלחה של קמפיינים שיווקיים, תוך ביטול המורכבות של הכשרה והמרה של לקוחות פוטנציאליים.

שיווק בדוא"ל נהנה מאוד מאוטומציה שיווקית. על ידי ניתוח פעולות המשיבים ובהתבסס על סוג ותחומי העניין של הקהל, כלי אוטומציה של שיווק בדוא"ל עשויים לספק את התוכן הנכון לאנשים הנכונים, ולהגדיל את הסיכוי להמיר אותם לקהל הנאמן שלך וכנראה גם ללקוחות. חברות יכולות גם להשתמש בכלי אוטומציית שיווק כדי לעקוב אחר פעילות של לקוח פוטנציאלי ולמדוד אותו, לקבוע מתי לקוח פוטנציאלי עומד בתנאי מוכנות ידועים לקונה ולספק לידים למכירות לאחר שהם עומדים בקריטריונים מוגדרים מראש. אוטומציית שיווק שימושית לחברות בכל גודל. לדוגמה, חברה קטנה עשויה להשתמש בתוכנה כדי לפתח, ליצור ולשלוח הודעות דואר אלקטרוני חודשיות כדי לספק תוכן או הצעות רלוונטיים לרשימת התפוצה של הלקוחות. תהליך זה יכול להפחית באופן משמעותי את מספר השעות שהושקעו "לגעת" בלקוחות לאורך כל השנה. ייתכן שחברה גדולה יותר תרצה לנצל תכונות מתקדמות של אוטומציית שיווק, כגון פילוח דינמי של מסד נתונים עצום של לקוחות, פילוח לקוחות באמצעות הודעות אוטומטיות באמצעות מדיה חברתית והודעות טקסט, או זרימות עבודה מותאמות אישית העונות על דרישות החברה. על-ידי הפיכת קמפיינים מקוונים של שיווק ורכישת לידים לאוטומטיים, חברות יכולות להפחית את עלות פיתוח והפעלת קמפיינים אלה. זה, בתורו, מסייע להגדיל את התשואה המדידה על ההשקעה (ROI) עבור כל אחד מהקמפיינים האלה.

  1. אוטומציה חשבונאית

על-ידי הפיכת הפונקציות החשבונאיות שלהן לאוטומטיות, חברות יכולות לחסוך זמן באופן משמעותי בחשבוניות החייבות (AR), חשבוניות לתשלום (AP), הפקת חשבוניות, איסוף, יישומי כרטיסי אשראי, גיבוי נתונים ותהליכים פיננסיים אחרים שיש לנהל מדי יום או מדי שבוע בו-זמנית. הם יכולים גם להחיל אוטומציה על תהליכים בסיסיים כגון סגירת ספרי חשבונות, ניהול הספר הראשי (GL) וניהול חשבונות בנק. על ידי ביטול אלמנטים ידניים מהנהלת חשבונות – הן עיבוד מספרים והן עבודה בטרנזקציות – אוטומציה הופכת כל תהליך מורכב לבר-ניהול.

ניקח, למשל, את ניהול החשבונות לתשלום.  שימוש במערכת אוטומטית עבור תחום מסוים זה של ניהול פיננסי ארגוני חוסך כסף וזמן: איסוף נתונים הוא אוטומטי, חשבוניות מותאמות באופן אוטומטי למסמכים ואישורים נשלחים באופן אלקטרוני. היא גם מפחיתה את מספר השגיאות בנתונים ומסייעת במניעת הונאה באמצעות מערכת ניהול "ללא מגע" המתרחשת מאחורי הקלעים. יחד, תכונות אלה מציעות יתרונות חשובים. תוכנת אוטומציה AP מפחיתה את מספר הפעולות הידניות ומשחררת את תזרים המזומנים. צוותים יכולים לשלוח חשבוניות, לנהל אישורים ולעבד תשלומים באמצעות פלטפורמה אחת עם אישור מהיר, כמו גם ניראות ושליטה טובה יותר על תהליכים ונתונים פיננסיים חשובים. עבור חברות בכל גודל, חשבונאות היא תהליך גוזל זמן הכולל פעולות ידניות רבות. 

הפיכתן לאוטומטית של לפחות חלק ממשימות אלה מאפשרת לפנות זמן ומשאבים, להגדיל את ההכנסות ולבטל עלויות מיותרות.

 

  1. אוטומציה של תהליכים

אוטומציה של תהליכים עסקיים (-Business Process AutomationBPA) חורגת מאוטומציה בסיסית וכוללת שילוב יישומים כדי לסייע לחברות להוסיף ערך ויעילות. BPA עושה זאת על ידי צבירת נתונים ממקורות מרובים כדי לפתח אנליטיקות שיהיה קשה לבצע באופן ידני. חברות משתמשות ב- BPA עבור תכונות כגון:

  1. הזנת הזמנה אוטומטית
  2. אוטומציית דואר אלקטרוני
  3. עיבוד אצווה אוטומטי
  4. העברת קבצים אוטומטית
  5. יצירת והפצה אוטומטיות של דוחות

החל מגיוס ועד ניהול דוא"ל וכלה בחשבונאות, כמעט כל פינה בעסק תיהנה מ- BPA, אשר לא רק מחליף עבודה ידנית, אלא גם מפשט ומשפר את שלבי זרימת העבודה המרכיבים את התהליך. כאשר תהליך עסקי הוא אוטומטי, כל השלבים בזרימת עבודה קיימת – שרשראות דואר אלקטרוני והעברות מסמכים, לדוגמה – מבוטלים.

 

  1. אוטומציית משאבי אנוש

העסקת עובדים חדשים היא תהליך רב-שלבי שמתחיל בהודעת עבודה מקוונת או בתהליך גיוס ומסתיים כאשר העובד מועסק באופן רשמי. ניתן להפוך את רוב השלבים בתהליך הגיוס לאוטומטיים.

  • מערכת ניהול משאבי אנוש (HRMS) היא כלי בעל ערך עבור זה. מערכות אלו הופכות את תהליך ניהול המועמדים לאוטומטי. זה חל במיוחד על הצעות עבודה אוטומטיות שנשלחו ישירות למועמדים, מה שעוזר לשתף תפקידים כדי למלא הן בעולם החיצון והן עם עובדים נוכחיים שעשויים לרצות להגיש בקשה לעבודה פנימית או לשלוח המלצות. HRMS הוא בעל ערך עבור חברות שבהן הניסיון של המועמד הוא בראש סדר העדיפויות – החל מהגשת בקשה לניהול קורות חיים ועד תזמון ראיונות והגשת הצעות בכל שלבי העבודה. באמצעות אוטומציה זו, צוותי משאבי אנוש יכולים לעבד יישומי עבודה, לחשב משכורות, לנהל נתוני עובדים נוכחיים ועבר, לשפר את תהליך הקצאת המשתמשים ולנהל הטבות.
    מכיוון ש- HRMS הופך את כל ההיבטים של ניהול משאבי אנוש לאוטומטיים, כולל הסתגלות ושכר, הוא מספק ניתוח מלא של תהליכים אלה. הוא גם הופך תהליכי ניהול משאבי אנוש בסיסיים לאוטומטיים, כגון ניהול חופשות עובדים, הטבות ויסודות אחרים. באמצעות ניתוח, מערכות אלה מספקות גם מידע קריטי על הפרודוקטיביות והיעילות של אנשי החברה. משימות משאבי אנוש אחרות שהתוכנה יכולה לנהל כוללות:

  • שמור וחפש רשומות עובדים.
  • ביקורות של בקשות עבודה שהוגשו באופן מקוון.
  • הפצה וחתימה על חוזי העסקה, הסכמי סודיות, ויתורים ומסמכים אחרים לעובדים חדשים.
  • ניהול טופס מס העובד.
  • הזכות להשתתף בתוכניות העשרה.
  • דרישות הכשרה (לדוגמה, כאשר עובד עובר למשרה חדשה).

מחלקות משאבי אנוש האחראיות להערכת ביצועי העובדים יכולות להשתמש בנתוני המערכת כדי לעקוב אחר כל המשימות של כל עובד וליצור דוחות מוכנים למנהלים ומפקחים. אם, למשל, מחזור העובדים במחסן הפך לבעיה מרכזית ב-90 הימים האחרונים, החברה יכולה להשתמש בכלי ניהול משאבי אנוש כדי לזהות בעיה ספציפית ולקבל החלטות גיוס טובות יותר.

באילו מערכות וכלים לאוטומציה להשתמש?

באילו כלים אתה משתמש כדי להפוך את העסק שלך לאוטומטי יהיה תלוי בתהליכים הספציפיים הזקוקים לו ביותר. על ידי זיהוי מוקדם של הצרכים שלך וזיהוי תחומי מפתח בעסק שלך בשלים לאוטומציה, אתה יכול לבחור את הפתרון הטוב ביותר עבור הבעיה הספציפית שלך. לדוגמה, אם מחלקת החשבונאות שלך מקדישה זמן רב מדי להתאמת חשבוניות להזמנות רכש ושליחת חשבוניות אלה באמצעות תהליך אישור פנימי, כלי האוטומציה של AP יכול לעזור לך לשפר באופן משמעותי תהליכים אלה. לחלופין, אם צוות השיווק שלך מקדיש את רוב זמנו לפיתוח ואספקת תוכן רלוונטי ללקוחות, פלטפורמת אוטומציית שיווק מתאימה.

בעת חיפוש אזורים לאוטומציה, מצא את האזורים שבהם העובדים שלך פועלים:

  1. מנהל באופן קבוע אמצעי אחסון גדול של משימות שחוזרות על עצמו.
  2. עבוד בקבוצות גדולות כדי להשלים משימות קטנות.
  3. מועדים חסרים עקב תהליכים ידניים ארוכים.
  4. הם מנסים כמיטב יכולתם, אך עדיין משפיעים לרעה על תהליכים עסקיים אחרים (לדוגמה, קמפיינים פרסומיים שלא ניתן להשיק מכיוון שלשיווק לוקח יותר מדי זמן לפתח ולשלוח הודעות דוא"ל מקדים).
  5. היכן שנדרשים כללי ציות טובים יותר compliance, ביקורת ומסלולים בעלי ניירת אחרים.

כאשר אתה חוקר את כלי האוטומציה השונים הקיימים בשוק, חפש פתרונות שיעזרו לך להפחית עלויות ולהגדיל את היעילות – שתיים מהמטרות העיקריות של כל פתרון אוטומטי.

כאשר תוכנות אוטומטיות ו- ERP משולבות, חברות יכולות למנוע הפרות (Data Breaches) למזער את הזמן המושקע בהעברת מידע בין מערכות אלה ולקבל גישה למידע מדויק יותר בזמן אמת.הדבר מאפשר מבט הוליסטי על הפעולות שלהם ומאפשר להם לנצל את מלוא היכולות של המערכות האוטומטיות שלהם.

 

השארת תגובה